/ Horas
Como funciona

Criar conta em quatro passos

A configuração inicial é simples e pode ser feita ao seu ritmo. A partir daí, a equipa regista as horas e a empresa acompanha os custos à medida que são lançados.

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Criar a conta da empresa

horas.bypanea.com/registar

Preenche o formulário de adesão com os dados da empresa e os seus, escolhe o plano, e a conta fica criada em período experimental.

  • Nome da empresa e NIF — é o que aparece nos relatórios e nas exportações.
  • O seu nome, e-mail e telemóvel — fica como administrador da conta.
  • Plano — pode trocar de plano mais tarde, em Definições.
Recebe um e-mail com um link de ativação para definir a password. Durante os 14 dias grátis tem acesso a tudo, sem cartão de crédito.

Depois de entrar pela primeira vez, vá a Definições > Empresa e complete a ficha. É aqui que se põe o logótipo, e estes dados são os que saem no cabeçalho de todos os relatórios e documentos que enviar.

  • Logótipo — fica no canto superior esquerdo de cada PDF.
  • Morada, telefone e e-mail — saem por baixo do nome da empresa, como num papel timbrado.
Vale a pena fazer isto no primeiro dia. Um relatório com o logótipo e a morada da empresa é um documento que se envia ao cliente sem ter de o alterar, sem eles, sai apenas com o nome e o NIF.
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Criar a equipa, os clientes e as obras

Equipa · Clientes · Obras

Em Equipa adicione cada colaborador, e cada um recebe um e-mail para definir a sua password.

  • Nome e e-mail, mais o papel que define o que a pessoa vê e faz.
  • Categoria profissional é ela que traz o custo/hora e o preço/hora para os relatórios.
  • N.º colaborador e data de admissão, para cruzar com o processamento salarial.

Administrador

Acesso total, incluindo custos, plano e definições.

Trabalhador

Lança e consulta apenas as próprias horas.

Escritório

Relatórios, exportações, custos e correção de registos.

São estes os três papéis que vêm com a conta. Caso necessite de uma outra catogoria cria em Definições > Papéis e permissões, e escolhe uma a uma as permissões que lhe dá.
Para criar categorias profissionais Definições > Categorias e custos, cria categorias novas e define os valores.
  • Valor/hora salário
  • Custo/hora empresa
  • Preço/hora venda

Depois cria o cliente (nome, NIF e contacto), depois a obra: código, morada, datas de início e fim previsto, horas orçamentadas e valor adjudicado. Por fim, atribui à obra as pessoas que lá vão trabalhar, só essas a verão na hora de apontar.

As horas orçamentadas e o valor adjudicado são o que permite comparar, mais tarde, o previsto com o que aconteceu de facto.
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A equipa regista as horas

Hoje · Semana · Histórico

É o gesto diário, e demora segundos no telemóvel. O colaborador abre Hoje, toca em Lançar horas e preenche quatro campos.

  • Obra — só aparecem as obras abertas a que está atribuído.
  • Tipo de hora — normal, hora extra, fim de semana e feriado, férias, falta. Cada um com o seu multiplicador, e pode acrescentar os seus nas Definições.
  • Duração — aceita 8 ou 7:30, como for mais natural.
  • Nota — opcional, para descrever o trabalho feito.
Depois de lançadas, as horas não podem ser alteradas pelo próprio. Se houver um engano, quem tem o papel de Escritório corrige, e a alteração fica registada com autor e motivo.
Cada pessoa pode lançar até 4 dias de atraso. Para datas mais antigas, só o escritório é que lança. Quem se esquecer recebe um aviso no telemóvel na véspera do prazo, ainda a tempo de lançar.
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Tirar os relatórios

Relatórios

São as mesmas horas vistas de quatro maneiras, porque são quatro perguntas diferentes: quanto pagar a cada pessoa, quanto custou a obra, e o que a lei obriga a guardar. Abra a que precisa, escolha o período (ou a obra, ou a pessoa), veja o resultado no ecrã e exporte.

  • 1. Resumo de horas — linha a linha: colaborador, categoria, tipo de hora, multiplicador e valor. É o detalhe para conferir antes de processar salários.
  • 2. Resumo por colaborador — dias trabalhados, horas e valor de cada pessoa, uma linha por pessoa. É o que segue para o processamento salarial.
  • 3. Custo de obra — horas, custo, preço e margem, comparados com as horas orçamentadas e o valor adjudicado. Diz-lhe se a obra está a dar ou a comer.
  • 4. Registo legal de tempos de trabalho — um PDF por mês e por colaborador, com o detalhe diário. É o documento de arquivo que o Código do Trabalho obriga a conservar cinco anos.

Os três primeiros exportam em PDF e em Excel, o registo legal apenas exporta em PDF. Todos os relatórios saem com o logótipo e os dados da empresa no cabeçalho que preencheu no passo 1.

No fim do mês, fechar o período em Definições trava novos lançamentos nessas datas e fixa os valores. É também o que liberta o resumo de horas, que só trabalha sobre períodos já fechados, para ninguém processar salários com números que ainda podem mudar.
No telemóvel

Colocar a app no ecrã do telemóvel

Não há nada para descarregar da App Store nem da Play Store. Não necessitando da memoria do seu telemóvel.

iPhone e iPad

Safari
  1. Abra horas.bypanea.com no Safari. Tem mesmo de ser o Safari, no Chrome do iPhone a opção não aparece.
  2. Toque no botão Partilhar, em baixo: o quadrado com a seta para cima.
  3. Deslize a lista e escolha Adicionar ao ecrã principal.
  4. Toque em Adicionar, em cima à direita.

Android

Chrome
  1. Abra horas.bypanea.com no Chrome.
  2. Toque nos três pontos, em cima à direita.
  3. Escolha Instalar aplicação, ou Adicionar ao ecrã principal conforme a versão.
  4. Confirme em Instalar.
No iPhone, os avisos de horas por lançar só funcionam com a app instalada no ecrã principal, não nossa. Depois de a instalar, abra-a, vá a Perfil e toque em Ativar notificações. No Android funciona de qualquer forma, mas instalada é mais prático.

Comece pela primeira obra.

Não precisa de configurar a empresa toda no primeiro dia. Uma obra, duas pessoas, uma semana de horas — já dá para ver o custo real a formar-se.

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